2、记录好问题后，及时回复客户，承诺客户在最短的时间内决该问题，尽量明确解决期限，不能明确期限的，要说明原因。第二、分析客户的问题原因，并做出解决方案1、找出问题的原因如果接到客户投诉的是客服人员，可以要求售后部门第一时间关注该客户的投诉事情，需要相关专业售后人员对客户反馈的商品意见做解释、必要时候需要重新与客户建立联系，直到弄清问题的原因。
2、找出原因后，制定售后解决方案2.1 如果是产品本身质量因素或者服务责任的，按照双方约定的条款进行维修、更换或者其他的服务；2.2 如果是产品因客观的因素产生的问题，例如物流、使用不当、保质期已过等因素，需要及时寻找相关证据来给客户复核，直到客户认可为止。补充：此阶段尽量保持耐心与实事求是原则，不能因为怕投诉而一味地包庇客户，也不要因为为了降低公司的赔偿损失而坑蒙客户。
第三、处理外贸客诉单子的关键点1、认识正确处理客诉的重要性外贸的单子在销售之时就花了很大的财力和精力，好不容易开发出一个客户，如果在售后这一块的工作没有处理好的话，就会导致客户的流失甚至经济赔偿，同时也损失了一位客户！处理好客诉问题是销售的延伸，如果售后部门能及时有效地解决客户投诉的问题，重新获得客户的认可后，客户可能就是你一辈子的客户！当这类投诉过你的客户再重新认可你并信任你之后，以后还会有可能推荐新的客户给你，可能会给你带来意想不到的意外收获！2、重视客诉解决后的回访，咨询对客诉解决的结果是否满意，且再次向客户致歉，加深我们对客诉重视的印象。
3、建议区别普通客户和VIP客户投诉的处理方式，不能同等处理它们的客诉问题，对于普通客户完全可以按照事先确认的合同条款进行服务，而针对VIP客户，也就是忠诚客户，建议适当放宽服务条款，利于的后续更大，更多的合作，也是我们中国人所说的，放长线钓大鱼！4、处理外贸单子，尽量采用Email进行回复，如果工作比较紧急，需要电话沟通及反馈，尽量注意时差的影响。
服务行业太难了，容易被投诉不说，遇上客户刁难，说话很难听，自己该怎么办？
我来回答你的问题。服务行业很难做，很多人都在这个行业受到了委屈，你遇到的这种情况，让我联想到了早几天看到的一个视频。那个视频的大概内容，是一位年轻女孩，遇到一个很不礼貌和不友好的客户，狠狠的把她骂了一顿，当时这个不到20岁的女孩，受到了很大的委屈，一下子就痛哭起来。可是没过多久，大概只有半分钟时间，这位女孩就迅速调整了自己的情绪，再次微笑起来，跟他的客户作解释和说明。
虽然是一个简短的视频，但能反映很多的问题，让人感悟到很多道理。如果你同样在服务行业工作，相信你也很多次遇到过类似的问题或者情况，假如你至今还不知道怎样处理类似的事情，不知道怎样适应这种环境，也不知道怎样调节心态，下面给你几点建议。第一，快速的调节心情。如果遇到刁难你的客户，甚至对你破口大骂，你肯定会受到委屈，尤其是在你听脏话之后，愤怒情绪会迅速飙升，一般的人立马就会反唇相讥。
但是这个时候，你作为一名服务行业的从业人员，你应该体现出良好的职业素养，克制自己的愤怒，快速的调节自己的心情，没必要让矛盾进一步的激化和升级。第二，果断了结这件事情。当你遇到这种情况之后，在对方的情绪很激动的时候，你不仅要保持克制，当对方在发泄情绪的时候，你要插空抓住机会，立马采取果断措施，尽快结束此事。
快速结束此事的方法方式有很多，比如，你可以说，先与其他部门沟通或者向领导汇报之后，再给对方回复。总之就是不要恋战，尽快的处理完结。第三，找到一种释放途径。任何职场人员的工作压力都很大，服务行业具有较大的特殊性，某种程度上说，他们承担的压力超过了平均值。所以，服务行业的从业人员，找到一个宣泄情绪的途径很重要，并长期坚持下去，对身心健康很有好处。
我有一位销售朋友，曾经连续若干年的销售冠军，良好业绩的背后也受尽了冷眼。他宣泄的途径就是疯狂健身。他对于白天遭遇到的冷眼，受到的嘲讽，他都默默的憋着忍着，到了晚上他就疯狂的健身，健身完之后他就会觉得，自己的情绪好多了，然后回去洗个澡睡一觉，第二天又元气满满的复活了。我们也知道，海底捞有独特的企业文化，他们的服务人员服务态度很好。
工作当中，他们的服务员肯定遇到过很多刁难他们的人，但是他们就是以良好的服务态度赢得了客户的认可。其背后的奥秘，就是保持了一种心理上的平衡。他们要求员工在给客户服务的时候，必须全力做到最好，但是员工下班之后，又为员工提供很好的保障和服务，他们的员工回到宿舍之后，都有保姆给他们服务，他们的衣服被子也有保姆给他们洗，所以相互服务之下，他们遭遇的委屈或许就能化解。
